INTERAKSI.CO, Batulicin – Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu meluncurkan inovasi Sistem Pencarain Arsip Online (SIMPAN). Lewat inovasi ini, penyimpanan arsip tak hanya menjadi lebih efisien, tetapi juga aman.
“Tujuannya agar semua arsip produksi Dinas Pendidikan tersimpan dan tertata dengan baik, sehingga dapat mempermudah dalam pencarian arsip sekaligus sebagai syarat mengikuti pelatihan kepemimpinan administrasi angkatan ke IV tahun 2024 di Bandung,” kata Dwi Teguh Efendi, penyusun rancangan arsip tersebut, dikutip dari Media Center Tanah Bumbu, Kamis (10/10).
Dia menjelaskan produk arsip dalam satu tahun pada Dinas Pendidikan mencapai hampir 20 ribuan lebih nomor surat. Hal membuat arsip tidak memungkinkan lagi disimpan secara manual.
“Arsip Dinas pendidikan akan lebih mudah dicari sampai kapan pun,” katanya.
Penyimpanan arsip secara online akan dimulai sejak 2024. Dia menyebut jika kapasitasnya cukup, arsip di tahun belakangnya bisa diakomodir.
Ia mengakui selama ini penggunaan arsip masih dikelola cara manual yakni dengan memposisikan ke dalam lemari penyimpanan.
“Belum lagi adanya potensi hilangnya dokumen maupun terbuangnya waktu untuk menelusuri letak arsip tersebut,” tuturnya.
Tak jarang hal itu dilakukan para aparatur. Backup arsip masih tersimpan di komputer atau flashdisk yang menyulitkan dalam pencarian data saat diperlukan.
Alasan lainnya lagi, arsip secara manual banyak tak tersusun rapi. Padahal, berdasarkan manajemen ASN, arsip yang masih dalam soft file harus di susun berdasarkan klasifikasi dan disusun secara berurutan sesuai dengan waktunya.
“Dalam aksi perubahan ini kami mengharapkan pengelolaan arsip pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu dapat dilaksanakan secara optimal, sehingga berkas ataupun data arsip akan menjadi tertata dengan baik dan mudah diakses guna efektivitas maupun efesiensi kerja,” tutupnya. (*)